Адаптация заметки "Five ways to get work done faster".
Успех в работе заключается не в том, чтобы впихнуть в свой день побольше задач или встреч, а в том, чтобы отсечь шум и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.
Независимо от того, руководите ли вы командой или занимаетесь одиночными проектами, оптимизация процесса принятия решений, расстановки приоритетов и исполнения может изменить то, чего вы добьетесь, не доводя дело до выгорания.
Вот пять стратегий, которые помогут вам работать с большей ясностью и отдачей.
1. Установите личные лимиты WIP
Концентрация на меньшем количестве одновременных задач повышает эффективность.
Установление лимитов задач "в процессе" (work-in-progress, WIP) помогает расставить приоритеты, уменьшить задержки и усталость от переключения контекста.
Ограничение числа активных проектов до двух-трех гарантирует более плавное выполнение, высокое качество и четкую концентрацию внимания.
2. Ритуализируйте быстрое принятие решений
Принятие решений часто может затормозить прогресс.
Чтобы сохранить темп, используйте механизмы быстрого принятия решений, такие как «правило 10 минут» - принять решение в течение 10 минут или двигаться вперед, опираясь на лучшую имеющуюся информацию.
Такие инструменты, как голосование «от одного до пяти» во время стендапов, также упрощают процесс принятия решений и предотвращают паралич анализа.
Метод голосования «от одного до пяти» заключается в том, что участники поднимают руку с вытянутыми пальцами, чтобы обозначить уровень своего согласия: от сомкнутого кулака (0), означающего сильное несогласие, до большой пятерки (5 пальцев), означающей полное согласие и восторженную поддержку.
Вы также можете назначить «ответственного за принятие решений» по каждому проекту или задаче, чтобы всегда был человек, ответственный за принятие решения, когда команда попадает в затруднительное положение.
3. Автоматизируйте все повторяющиеся действия
Повторяющиеся задачи съедают драгоценное время.
Один из способов хорошо работать и сохранить свое время - автоматизировать все, что возможно.
Будь то построение отчетов или последующие действия с клиентами. CRM-системы, интергация рабочих приложений могут легко справиться с рабочими процессами.
Например, панели мониторинга в режиме реального времени заменят ручную отчетность и освободят вас для более важной работы.
4. Используйте существующие решения
Не всегда нужно начинать с нуля.
Позаимствуйте существующие шаблоны, инструменты или идеи и адаптируйте их к своим потребностям.
Например, повторное использование персон пользователей из предыдущего проекта или адаптация готового решения может сэкономить время, сохранив при этом эффективность.
У меня были десятки улучшений, созданных на основе существующей технологии, и мы могли быстрее выйти на рынок, просто используя уже созданное.
Это не срезание углов, а разумное решение проблем.
5. Упростите свои приоритеты («отсеките шум»)
Многие команды зацикливаются на работе, которая не приносит никакой пользы.
Устаревшие процессы, избыточные задачи и низкоприоритетные проекты отнимают энергию и замедляют прогресс.
Начните с вопроса: «Что больше не стоит делать?».
Отказ от ненужных задач, таких как неиспользуемые отчеты или малоэффективные инициативы, высвобождает время для работы, которая приносит результаты.
Что в итоге
Быстрое выполнение работы - это не только скорость, но и осознанный выбор, позволяющий добиться максимального эффекта. Когда вы сосредотачиваетесь на главном, автоматизируете повторяющиеся задачи и используете существующие решения, вы создаете среду, в которой значимый прогресс процветает без хаоса.
Но вот в чем проблема: Так ли мы эффективны, как нам кажется, или просто более заняты? Упрощение приоритетов и переосмысление подхода к работе - это постоянная практика, а не одноразовое решение.